Kuinka säilyttää asiakirjoja kätevästi kotona?

On monia tilanteita, joissa käytämme vakuutuksia, todistuksia ja todistuksia. Siksi, jotta ihmiset saisivat tarvittavat paperit käsillä, heidän on säilytettävä asiakirjoja kotona. Mutta kuinka tehdä tämä oikein, jotta mikään ei katoa tai pilaannu?

Mitä asiakirjoja pitää säilyttää?

Jokaisella nykyajan ihmisellä on paljon paperia kaikkiin tilanteisiin. Mutta jokainen niistä ei ole säilytyksen arvoinen.

Tässä on luettelo asiakirjoista, jotka sinulla on oltava kotona:

• Lista avautuu passien ja muiden perheasiakirjojen kanssa. Esimerkiksi testamentit, todistukset.
• Todistukset, valtakirjat, kuitit ja muut kiinteistöihin ja kuljetuksiin liittyvät asiat.
• Tutkintotodistukset, tutkintotodistukset, todistukset, todistukset koulutuksen saatavuudesta.
• Ammatilliseen toimintaan liittyvät paperit: työkirjat, sopimukset, sopimukset.
• Tutkimustulokset, lääketieteelliset ohjeet ja kortit.
• Takuukortit, kuitit kodinkoneista ja huonekaluista.
• Verotukseen liittyvät paperit.

Voit valita erikseen sähköisiä asiakirjoja tai yksinkertaisesti dataa digitaalisessa muodossa. Yleensä ne vastaavat yhtä yllä olevista kohdista ja ovat myös varastoivia.

Kuinka kauan papereita tulee säilyttää?

Asiakirjat voidaan jakaa säilytysajan mukaan. Se riippuu kunkin tietyn kuoren voimassaoloajasta.

• Pysyvä. Tällaisten papereiden pitäisi olla aina käsillä.Nämä ovat vihkitodistukset, syntymätodistukset, koulutuksen vahvistavat tutkintotodistukset, lääketieteelliset tiedot, notaarin vahvistamat tiedot, testamentit, eläketodistukset.
• Pitkäaikainen. Asiakirjat kiinteistöistä, autoista ja kalliista tavaroista. Näihin kuuluvat myös ammattipaperit. Täällä voit myös määrittää sekit ja kuitit. Tämä on jotain, jota säilytetään pitkään ja pysyy merkityksellisenä tietyn ajan.
• Lyhytaikainen. Lääkäreiden, lakimiesten ja opettajien palvelutodistukset suositellaan säilytettäväksi kolme vuotta. Käyttösopimukset ja tiliotteet edellyttävät samaa ajanjaksoa.
• Hyödytön. Voit heti heittää pois tarpeettomat opetus- ja tiedotusmateriaalit, ohjeet perusteellisesti tutkituista asioista, laskentataulukot jne.

Erikseen voimme huomioida valinnaiset asiakirjat, joilla on kuitenkin suuri merkitys omistajalleen. Näitä ovat henkilökohtaiset päiväkirjat, muistiinpanot, valokuvat ja muut muistoesineet. Yleensä tällaiset asiat kestävät myös pitkään.

Siksi on suositeltavaa heittää pois kaikki, mikä ei ole tällä hetkellä käytössä ja josta ei voi olla hyötyä tulevaisuudessa. Järjestyksen ylläpitämiseksi sinun on siivottava säännöllisesti roskakorisi ja päästävä eroon kertyneistä roskista samalla kun lajitellaan todella tärkeät asiakirjat.

Vinkkejä tärkeiden papereiden säilyttämiseen

Yleensä useimmissa kodeissa paperit säilytetään vakiona.

1. Ensinnäkin asiakirjat lajitellaan alueiden mukaan: koti, työ, lääketiede ja muut.
2. Sitten ne laitetaan allekirjoitettuihin kansioihin, mikä varmasti estää sinua eksymästä papereihin.
3. Tuloksena olevat sarjat asetetaan erilliseen laatikkoon tai pussiin. Muuten, mukavuuden vuoksi osiot tehdään usein "säiliön" sisään kansioiden sekoittumisen estämiseksi.Samalla on varmistettava, että säilytyspaikka on lasten ja eläinten ulottumattomissa, mutta sijaitsee kätevästi käytössä.

Usein käytetyt henkilökohtaiset asiakirjat on hyvä pitää erillään. Passi, lääkärikortti, veronmaksajan tunnus (TIN) ja eläketodistus mahtuvat mukavasti vetoketjulla suljettaviin muovipusseihin. Tällaiset pakkaukset ovat ilmatiiviitä ja pitävät sisällön täydellisessä järjestyksessä estäen sitä esimerkiksi kastumasta. Samalla terveyteen liittyvät asiakirjat tulee säilyttää mahdollisimman helposti saatavilla - jotta ei hukata aikaa, jos niitä tarvitaan kiireellisesti.

On aina hyvä idea pitää kotona valokopiot tärkeistä papereista. Tapauksia on kaikenlaisia, ja tällainen varaus voi auttaa odottamattomassa tilanteessa.

Erityisen tärkeät asiakirjat voidaan sijoittaa tallelokeroon. Nykyaikaiset markkinat tarjoavat laajan valikoiman varastotiloja, joten jokainen ostaja voi valita itselleen sopivan. Mutta asiakirjoja on parempi säilyttää kassakaapissa, ei muovikansioissa - tulipalon sattuessa ne muodostava materiaali sulaa nopeammin kuin paperi.

Ei-triviaaleja tapoja tallentaa asiakirjoja

Vaikuttaako kuvaus tylsältä? Ei ongelmaa! On olemassa mielenkiintoisempia ja kätevämpiä tapoja säilyttää papereita.

• • Järjestäjätaulu. Tällaiselle laitteelle on monia vaihtoehtoja. Yksinkertaisimmassa muodossaan se on paneeli, johon paperit kiinnitetään painikkeilla. Monimutkaisemmissa versioissa levyllä voi olla pieniä laatikoita ja ripustuskiinnikkeitä.

• • Mini lipasto. Se on täsmälleen sama kuin tavallinen lipasto, mutta paljon pienempi. Asiakirjoja on erittäin kätevä säilyttää siinä. Eri osastoihin lajiteltuina ne eivät koskaan katoa! Lipaston laatikot voivat olla erikokoisia: pienet pienille paperipaloille, suuret piirroksia varten.

• • Riippuva laatikko. Vain pieni laatikko tai kori kiinnitetty seinään kuten postilaatikko. Tällaisessa käytävässä sijaitsevassa asiassa on kätevää säilyttää tuodut kirjeet ja kuitit.

• • Kirjekuoritasku. Samanlainen kuin edellinen vaihtoehto, mutta se ei ole laatikko, vaan kirjekuori. Voit kiinnittää sen pöytään, jääkaappiin, kaappiin. Voit tallentaa väliaikaisesti tarpeellisia asiakirjoja viemättä arvokasta tilaa.

• • Roskakori. Ei, ei roskaa - erityistä säilytykseen. Pöydälle tai kaappiin sijoitettuna siinä voi olla useita osastoja. Yksinkertainen, edullinen, mutta tehokas tapa tallentaa asiakirjoja.

• • Usein käytetyt paperit voidaan säilyttää salkkukansiossa. Siinä on kantokahva. Se on suunniteltu siten, että siinä olevat asiakirjat eivät rypisty. Yleensä suunniteltu A4-paperille. Jotta et tuhlaa aikaa tarvittavien kuorien etsimiseen, voit tarvittaessa vain napata salkkukansion ja ajaa asioita.

Käytämme digitaalista teknologiaa

Lääkkeiden, laitteiden ja toimistolaitteiden ohjeet vievät paljon tilaa. Niiden säilyttäminen sähköisesti on paljon helpompaa. Tätä varten sinun on löydettävä samat tiedot Internetistä ja verrattava sitä materiaalilähteessä olevaan tietolähteeseen sen identiteetin varmistamiseksi. Voit yksinkertaisesti ottaa kuvan ohjeista ja tallentaa ne tietokoneesi kansioon. Sinun tarvitsee vain valita jälkimmäinen siten, että et poista sitä vahingossa. On parempi kirjoittaa uusi kopio tuloksena olevista tiedostoista ulkoiselle tallennusvälineelle, kuten muistikortille, tai lähettää se pilvitallennustilaan.

Joka tapauksessa voit skannata muita asiakirjoja. Mutta silloin sinun pitäisi olla huolissaan sähköisen järjestelmän turvallisuudesta mahdolliselta hakkerihyökkäykseltä. Kukaan ei pidä henkilötietojen vuotamisesta Internetissä.

Muuten, tietokoneen tai matkapuhelimen käyttäminen on kätevää paperien vanhenemispäivien seuraamiseen. Riittää, kun syötät tarvittavat päivämäärät "kalenteriin", jotta elektroninen laite ilmoittaa sinulle tietyn kuoren voimassaoloajan päättymisestä. Sitten ei jää muuta kuin päästä eroon tarpeettomasta paperista.

Ehkäpä pääsääntö asiakirjojen säilyttämiseksi kotona on yksinkertainen: huolellinen ja säännöllinen työskentely kotipaperien kanssa on avain sen varmistamiseksi, että tarvittava asiakirja ei katoa tärkeimmällä hetkellä.

Kaikki asiakirjat eivät ole säilyttämisen arvoisia. Mutta on monia papereita, jotka meillä jokaisella pitäisi olla mukana. Ne on säilytettävä turvallisissa ja eristäytyneissä, mutta melko helposti saavutettavissa paikoissa. Voit tehdä asiakirjoista sähköisiä ja tavallisia kopioita - niistä on todennäköisesti hyötyä. Joka tapauksessa huolellinen säilytys ja paperien huolellinen lajittelu auttavat pitämään ne turvassa.